Mediatheekvragen
4a. Mag ik een video in de mediatheek (of bibliotheek) plaatsen en mijn studenten opdracht geven deze te bekijken?
Als de studenten het materiaal mee naar huis mogen nemen, dan hebben we te maken met uitlenen, al dan niet tegen een niet-commerciële vergoeding. Volgens de Auteurswet mag een stoffelijk exemplaar van een werk dat door de rechthebbende of met zijn toestemming in het verkeer is gebracht (zoals een koopvideo), uitgeleend worden als hij daarvoor een billijke vergoeding ontvangt. Dit is de hoofdregel; voor onderwijs- en onderzoeksinstellingen en hun bibliotheken geldt dat zij geen leenvergoeding aan de rechthebbende verschuldigd zijn. Een mediatheek of bibliotheek van een onderwijsinstelling mag dus videofilms aan studenten uitlenen, zodat zij ze kunnen bekijken. Wel moeten het stoffelijke exemplaren van het werk zijn die door de rechthebbende of met zijn toestemming in het verkeer zijn gebracht, dus DVD’s, CD(Rom)s of videobanden die in de winkel zijn gekocht. Het mogen dus geen kopieën zijn die docenten zelf gemaakt hebben, bijvoorbeeld van televisie of internet. Soms staat op de DVD’s of CD-Roms dat uitleen verboden is zonder toestemming van de rechthebbende. Verdedigd zou echter kunnen worden dat de regeling in de Auteurswet vóór gaat; die maakt uitleen mogelijk zonder toestemming vooraf.
Als de studenten het materiaal alleen in de mediatheek mogen bekijken, is er geen sprake van uitlenen maar van het aanbieden voor raadpleging ter plaatse. Gebruiksvoorwaarden op de legaal aangeschafte exemplaren zouden dit kunnen verbieden, bijvoorbeeld door alleen bekijken in huiselijke kring toe te staan (maar zie ook de N.B. onder vraag 1g). Maar als er niets over wordt vermeld, is deze praktijk toegelaten.
Voor digitaal materiaal van de publieke omroepen staat de Academia-licentie uitdrukkelijk toe dat studenten en medewerkers dit kunnen raadplegen, zowel vanaf de werkplek als thuis via geautoriseerde toegang tot een (campus)netwerk. (De toegang vanaf de thuiswerkplek is op dit moment overigens nog niet voor alle instellingen geregeld. Naar verwachting zal dit eind 2007 het geval zijn). Ook derden mogen het materiaal raadplegen, maar alleen binnen de muren van de instelling. Dit werkt overigens niet via stoffelijke exemplaren in de media- of bibliotheek, maar via streaming vanaf de SURFnet Video Portal.
4b. Mag ik voor het onderwijs een collectie van zelfgemaakte kopieën van video’s in de mediatheek aanleggen?
Volgens de wet mag dat niet als de kopieën uitgeleend worden buiten de instelling; dat mag alleen met legaal aangeschafte exemplaren, zie 4a. In veel gevallen bevat een mediatheek zelfgemaakte kopieën van televisieprogramma’s en films die op het zogenaamde open net door televisieomroepen zijn uitgezonden. De Auteurswet geeft geen uitsluitsel of het aanbieden daarvan voor raadpleging ter plaatse is toegelaten. In de praktijk houden onderwijsinstellingen hiervoor als richtlijn aan dat dit zonder toestemming van de rechthebbende (en betaling) mag, zolang de programma’s alleen binnen de muren van de onderwijsinstelling gebruikt worden, bijvoorbeeld voor raadpleging door studenten of gebruik in het onderwijs.
Voor video-opnamen die in het kader van het onderwijs door studenten worden gemaakt, doet de mediatheek er goed aan om met hen expliciet vast te leggen dat ze voor het onderwijs mogen worden gebruikt en opgenomen mogen worden in een (analoge/digitale) databank. Zijn de opnamen door docenten in het kader van hun dienstverband gemaakt, dan heeft de onderwijsinstelling het auteursrecht erop en kan de mediatheek er zeer waarschijnlijk vanuit gaan dat opname in een collectie voor gebruik in het onderwijs is toegestaan. Zie echter wel 5e t/m g.
4c. Mag ik in de mediatheek of bibliotheek een collectie foto’s of dia’s aanleggen voor het onderwijs?
De hierbedoelde foto’s of dia’s zijn vaak gekopieerd of gescand uit boeken. Op basis van de onderwijsbeperking (uitzondering 2 in vraag 1g) mag men die kopiëren en openbaar maken ter toelichting bij het onderwijs, mits de rechthebbende een billijke vergoeding ontvangt. Ook het aanleggen van een collectie foto’s of dia’s voor gebruik in het onderwijs is wellicht toegestaan op grond van deze beperking, bijvoorbeeld als de collectie speciaal voor studenten is gemaakt om ‘plaatjes te stampen’ (bijvoorbeeld voor kunstgeschiedenis). Volgens de onderwijsbeperking mogen in een compilatiewerk (waar een collectie ook onder kan vallen) slechts enkele werken van één en dezelfde maker worden opgenomen.
Is de collectie opgebouwd voor docenten, zodat die er voor hun onderwijs incidenteel uit te kunnen putten, dan is een beroep op de onderwijsbeperking voor de mediatheek misschien minder goed te verdedigen. In dat geval is wellicht wel vooraf toestemming van de rechthebbenden nodig voor opname van hun werken in de collectie (of databank). Net als bij videomateriaal geldt ook hier dat het vragen van toestemming en betalen van een vergoeding in de praktijk meestal achterwege wordt gelaten, als de collectie uitsluitend binnen de onderwijsinstelling wordt gebruikt.
Een speciale uitzondering geldt voor de collectie van een bibliotheek van een onderwijsinstelling: die mag werken uit de eigen collectie openbaar maken in een intranet dat alleen binnen de eigen muren te raadplegen is. Ook een collectie foto’s of dia’s die een bibliotheek legaal heeft verkregen, bijvoorbeeld door aankoop, mag dus op die manier beschikbaar worden gemaakt.
Vóór 2004 was het instellingen en bedrijven nog toegestaan om een (al dan niet digitale) kopie voor eigen gebruik voor de werknemers te maken (in de praktijk vaak ‘reservekopie’ genoemd). Dat mogen nu echter alleen nog privépersonen doen voor eigen studie of privégebruik. Wel mogen bibliotheken een preserveringskopie maken van werken uit hun eigen collectie, mits het origineel dreigt te vervallen. Ook mogen digitale werken in hun collectie geconverteerd worden om ze met nieuwe software raadpleegbaar te kunnen houden.
Voor foto’s die in het kader van het onderwijs door studenten worden gemaakt, doet de mediatheek er goed aan om met hen expliciet vast te leggen dat de foto voor het onderwijs mag worden gebruikt en opgenomen mag worden in een (analoge/digitale) databank. Zijn de foto’s door docenten in het kader van hun dienstverband gemaakt, dan heeft de onderwijsinstelling het auteursrecht erop en kan de mediatheek er zeer waarschijnlijk vanuit gaan dat opname in een collectie voor gebruik in het onderwijs is toegestaan. Zie echter wel 5e t/m g.
4d. Mag ik video’s uit de collectie uploaden naar een server?
Het uploaden van video’s naar een server betekent dat ze worden gekopieerd en als digitaal bestand worden opgeslagen en openbaar gemaakt, zie vraag 3e.
Zijn de video’s legaal aangeschaft voor de collectie van de bibliotheek, dan mogen ze in een intranet binnen de muren van de bibliotheek beschikbaar worden gesteld voor het publiek. Zie vraag 4c over de eigen gebruik-kopie en de preserveringskopie.
4e. Mag ik video’s uit de collectie laten bekijken?
Gaat het om een fysieke collectie van legaal aangeschafte videofilms, dus opgeslagen op materiële dragers zoals DVD, CD-Rom of videoband, dan mogen deze ook bekeken worden. Gebruiksvoorwaarden op deze videofilms kunnen het bekijken buiten de huiselijke kring echter verbieden, maar zie ook de N.B. onder vraag 1g.
Het digitaal beschikbaar stellen van videofilms is niet zomaar toegestaan; er is dan sprake van een nieuwe openbaarmaking zie 3e en 4d. Is dit legaal gedaan, dan mogen studenten de video vervolgens ook bekijken.
Voor zelf opgenomen programma’s van de omroepen in de collectie van een mediatheek hanteert men bij onderwijsinstellingen in het algemeen als richtlijn dat die alleen binnen de instelling voor onderwijsdoeleinden mogen worden bekeken.
De Academia-licentie maakt het mogelijk om materiaal van de omroepen op een (campus)netwerk beschikbaar te stellen (via streaming vanaf de SURFnet Video Portal).
4f. Mag ik video’s uit de collectie beschrijven (metadateren)?
Ja, het is toegestaan om video’s uit de collectie te beschrijven.
4g. Mag ik video’s of foto’s uit de collectie uitlenen?
Het fysiek uitlenen van materiaal uit de collectie voor gebruik buiten de onderwijsinstelling is toegestaan, mits deze werken legaal zijn aangeschaft. Zie vraag 4a.
De term ‘uitlenen’ wordt alleen gebruikt voor stoffelijke exemplaren; video’s en foto’s kunnen bijvoorbeeld op DVD, CD(-Rom) of videoband staan, foto’s ook op papier (los of als deel van een boek). Het digitaal beschikbaar stellen van werken is geen uitlenen.
4h. Mag ik video’s uit de collectie kopiëren?
Voor het kopiëren van een video uit de collectie is in principe toestemming van de rechthebbende nodig. Er bestaan echter uitzonderingen als het kopiëren gebeurt voor eigen gebruik of voor gebruik in het onderwijs. Hiervoor geldt hetzelfde als in vraag 2c is beschreven.