Een instelling kan te maken krijgen met een medewerker, die binnen zijn/haar dienstverband een publicatie of proefschrift schrijft, een videoproductie maakt. Deze instelling ziet zich dan gesteld voor vragen als:
- Wie beschikt over het auteursrecht op dit werk: de instelling of de auteur.
- Op welke wijze de instelling het werk van de medewerker kan en mag gebruiken.
- Op welke wijze de instelling ervoor kan zorgen dat eigen materiaal terechtkomt in de instellingsrepository.
- Welke afspraken gemaakt moeten worden over het opnemen van een publicatie in de instellingsrepository.
Voor instellingen zijn diverse praktische hulpmiddelen beschikbaar om deze zaken te regelen: Zie hiervoor de praktische tools voor instellingen.